KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI PENDIDIKAN

BAB II

PEMBAHASAN

A.      Pengertian Komunikasi

Istilah komunikasi dalam bahasa Inggris communication berasal dari kata Latin Communicatio, dan bersumber dari kata communis yang berarti sama (sama dalam artian sama makna). Sedangkan Lasswell dalam Effendy (2006:10) menyatakan komunikasi adalah proses penyampaian pesan oleh komunikator kepada komunikan melalui media yang menimbulkan efek tertentu. Komunikasi dapat didefinisikan sebagai pemberitahuan atau suatu aktivitas pemindahan (penyampaian) informasi dari komunikator (pemberi informasi) kepada komunikan (penerima informasi, kesamaan bahasa yang digunakan dalam percakapan belum tentu menimbulkan kesamaan makna (Effendy, 2006; Soetopo,2010).

Komunikasi berhubungan erat dengan tipe organisasi yang dipakai baik untuk tujuan pengumpulan maupun untuk tujuan penyebaran informasi. Untuk mengadakan komunikasi dapat digunakan berbagai sarana seperti: telepon, telex, radio, televisi, surat kabar, majalah, dan sebagainya.

B.       Unsur-Unsur Komunikasi

            Soetopo (2010:92) menyatakan ada beberapa unsur komunikasi, yakni:

1.      Komunikator

Satu atau lebih dari satu orang yang menyampaikan pesan (informasi) kepada komunikan.

2.      Informasi (pesan)

Sesuatu yang disampaikan kepada komunikan.

3.      Komunikan

Satu atau beberapa orang yang menerima pesan (informasi) dari komunikator.

4.      Media

Sarana yang dipakai untuk menyampaikan pesan dari komunikator kepada komunikan. Media yang digunakan disebut juga saluran (channel).

5.      Umpan balik atau efek

Tanggapan atau respon dari komunikan ketika memperoleh pesan dari komunikator.

C.      Fungsi Komunikasi Dalam Dalam Organisasi

Komunikasi merupakan salah satu unsur yang penting dalam aktivitas suatu organisasi untuk memcapai tujuan yang ditetapkan. Ada beberapa fungsi dari komunikasi yang ada di organisasi, yaitu:

1.      Fungsi Informatif

Menyampaikan berbagai informasi, seperti peraturan kerja, kebijakan pimpinan, sosialisasi tujuan baik yang dibutuhkan karyawan maupun manajer, serta sebagai tanggapan.

2.      Fungsi Regulasi

Sebagai pengendali dan pengatur berbagai aktivitas yang ada dalam organisasi, misalnya berupa perintah (instruksi) serta laporan pertanggung jawaban.

3.      Fungsi Persuasif

Komunikasi berfungsi untuk mempengaruhi dan meyakinkan antara yang satu dengan yang lainnya agar mau mengikuti apa yang diinginkan oleh pihak yang mempengaruhi. Misalnya agar mengikuti perintahnya, menerima ide atau gagasannya, keselarasan/kesamaan dalam berfikir.

4.      Fungsi Integratif

Untuk menyatukan arah setiap bagian maupun setiap aktivitas yang dilakukan, sehingga organisasi sebagai sebuah system berjalan secara utuh dan terpadu dalam mencapai tujuan.

D.      Macam-Macam Komunikasi

Menurut Sagala (2007:118) komunikasi pokok yang terjadi di sekolah adalah komunikasi pembelajaran, yaitu aktivitas belajar mengajar, karena tanpa komunikasi proses belajar mengajar tidak akan dapat dilaksanakan.

Macam-macam komunikasi menurut Mohyi (2012:93) dapat dikelompokkan berdasarkan tempatnya, lambang yang dipakai, dan metode atau teknik yang dipakai.

1.      Berdasarkan tempatnya, terdiri dari:

a.       Komunikasi Internal (Internal Communication), yaitu komunikasi yang terjadi antara manajer dengan komunikan (pendengar) atau komunikasi antara individu atau kelompok dengan individu atau kelompok lain di dalam suatu organisasi. Komunikasi internal terdiri dari: 

1)      Komunikasi vertikal

Komunikasi vertikal adalah komunikasi yang terjadi antara pimpinan dengan bawahan atau komunikasi dari atas kebawah (down ward communication) dan dari bawah ke atas (up ward communication). Komunikasi ini juga dapat diartikan sebagai komunikasi dua arah secara timbal balik antara pimpinan dan bawahan. Dimana dalam komunikasi ini, pimpinan memberi perintah, arahan, penjelasan, dan lainnya, sedangkan bawahan memberikan laporan, ide, ataupun saran kepada pemimpinnya. Komunikasi ini cenderung bersifat formal.

2)      Komunikasi horizontal

Komunikasi horizontal adalah komunikasi yang terjadi antara karyawan ataupun pimpinan yang memiliki tingkat jabatan sama, misalnya antara karyawan satu dengan karyawan yang lain. Komunikasi semacam ini dapat bersifat formal maupun non formal.

3)      Komunikasi diagonal

Komunikasi diagonal disebut juga komunikasi silang yaitu komunikasi antar karyawan yang memiliki tingkat kedudukan berbeda. Komunikasi ini dapat bersifat formal maupun non formal.

b.      Komunikasi Eksternal yaitu komunikasi yang terjadi antara karyawan atau personal lain yang mewakili organisasi dengan masyarakat atau lembaga yang berada diluar lingkungan organisasi tersebut. Komunikasi eksternal terdiri atas:

1)      Komunikasi dengan masyarakat sekitar (community relation)

Komunikasi ini adalah komunikasi antar personal yang mewakili organisasi dengan masyarakat sekitarnya. Komunikasi ini bersifat informatif yang berarti sekedar memberikan informasi, untuk menjalin kerjasama, maupun bersifat persuasif yaitu membujuk, misalnya promosi produk. Komunikasi ini dapat dilakukan dengan dua cara:

a)      Secara langsung (face to face communication) atau tanpa media

b)      Secara tidak langsung atau menggunakan media, baik media massa maupun media non massa.

2)      Komunikasi dengan lembaga, instansi, atau organisasi lain.

Yaitu komunikasi antar organisasi atau personal yang mewakili organisasi dengan instansi, organisasi atau lembaga lain. Komunikasi ini dapat terjadi karena adanya suatu kepentingan antara kedua instansi, Lembaga, atau organisasi lain.

3)      Komunikasi dengan pers

Yaitu komunikasi yang terjadi antar organisasi dengan pihak pers, misalnya ada kepentingan tertentu seperti pemasangan iklan maupun menanggapi atau menjelaskan mengenai permasalahan yang terjadi dengan organisasi lain.

4)      Komunikasi dengan pelanggan

Yaitu komunikasi antara organisasi dengan para pelanggan, terutama terkait dengan pemasaran produk/jasa yang dihasilkan organisasi.

2.      Berdasarkan lambang yang digunakan

a.       Komunikasi verbal

1)      Komunikasi lisan

2)      Komunikasi tulisan

b.      Komunikasi non verbal

1)      Komunikasi dengan Gerak Isyarat (gesture)

2)      Komunikasi dengan Gambar

3)      Komunikasi dengan Warna

3.      Berdasarkan metode (Teknik) dalam berkomunikasi

a.       Komunikasi langsung

1)      Komunikasi antar personal

2)      Komunikasi dengan kelompok

a)      Kelompok besar

b)      Kelompok kecil

b.      Komunikasi tidak langsung

1)      Komunikasi dengan media masa

2)      Komunikasi dengan media non masa

E.       Proses atau Langkah-Langkah Dalam Komunikasi

Menurut Mohyi (2012: 95) proses aktivitas komunikasi berawal dari si komunikator atau pengirim pesan, dimana proses tersebut disusun sebagai berikut:

1.      Pengirim (komunikator) mempunyai suatu ide/gagasan

2.      Pengirim mengubah ide menjadi sebuah pesan dan memformulasikan pesan kedalam bentuk bahasa

3.      Pengirim menentukan pemakaian saluran atau tidak

4.      Pengirim mengirim pesan

5.      Penerima (komunikan) menerima pesan

6.      Penerima menafsirkan pesan

7.      Penerima memberikan (mengirim) umpan balik kepada pengirim atau bereaksi mengikuti, menolak atau diam.

Proses komunikasi tersebut dapat digambarkan seperti berikut:

KOMUNIKATOR

Encoding

PESAN/BERITA

SALURAN/MEDIA

KOMUNIKAN

Decoding

UMPAN BALIK

F.       Pola Komunikasi Dalam Organisasi

            Istilah pola komunikasi disebut juga bentuk, struktur komunikasi. Yang dimaksud pola komunikasi yaitu pola alur gerak komunikasi terjadi, dimana pesan/informasi terkirim dari komunikator pada komunikan yang satu dan pada yang lainya.

            Barker dalam Sri Haryani menjelaskan bahwa pola komunikasi terdiri dari lima pola (bentuk), yaitu:

1.      Bentuk (pola) Roda

Pola komunikasi yang berbentuk roda ini merupakan komunikasi dengan dua saluran, dimana setiap individu (peserta didik) mengirim dan menerima pesan (informasi) ke atau dari pusat komunikasi serta pusat komunikasi menerima maupun mendistribusikan informasi yang diterimanya.

2.      Bentuk Y

Pola komunikasi yang berbentuk Y terjadi dimana pusat komunikasi tidak dapat berkomunikasi langsung dengan seluruh individu, tetapi ada individu yang komunikasinya harus melalui individu yang lain.

3.      Bentuk Rantai

Pola komunikasi yang berbentuk rantai (chain) yaitu pola komunikasi yang berantai, dimana seorang individu menerima dan mengirimkan pesan (informasi) pada individu yang lain serta individu yang berada di akhir jaringan hanya dapat mengirim atau menerima pesan dari satu arah (satu posisi).

4.      Bentuk Lingkaran

Pola komunikasi yang berbentuk lingkaran adalah pola komunikasi dimana masing-masing individu menerima dan mengirim pesan ke sebelah kiri dan sebelah kanannya, tetapi tidak bisa menerima dan mengirim pesan secara langsung ke seluruh individu.

5.      Bentuk Formasi Semua Arah

Pola komunikasi yang berbentuk formasi semua arah yaitu pola komunikasi dimana semua individu pada semua posisi dapat menerima dan mengirim pesan (informasi) semua arah.

Pola komunikasi yang telah diurai di atas dapat digambarkan seperti pada gambar berikut:

G.      Saluran Komunikasi Dalam Organisasi

            Di dalam organisasi, saluran komunikasi (channel of communication) yang dapat digunakan untuk menyampaikan pesan dari seorang komunikator kepada komunikan, baik komunikasi yang bersifat vertikal, horizontal maupun diagonal, antara lain: pertemuan tatap muka antara guru dan peserta didik, pertemuan kelompok antar sesama guru maupun pertemuan kelompok antar sesama peserta didik.

            Saluran komunikasi yang cukup banyak tersebut di atas, dapat dijadikan media oleh komunikator dan komunikan-komunikan untuk mengirim dan menerima pesan (informasi). Efektif dan efisien-tidaknya penggunaan saluran tersebut tergantung beberapa hal antara lain situasi, kondisi, jenis komunikasi, kemampuan serta fasilitas yang dimiliki.

H.      Syarat-Syarat Komunikasi Agar Efektif

            Agar komunikasi yang dilakukan dapat efektif dan efisien, maka ada beberapa hal yang harus diperhatikan, yaitu:

1.      Komunikasi harus dilandasi rasa saling percaya atau adanya pengertian.

2.      Komunikasi yang dilaksanakan harus memenuhi syarat:

a.    Jelas

b.    Tegas

c.    Lengkap

d.    Singkat

e.    Tepat waktu

3.      Dalam melaksanakan komunikasi perlu memperhatikan situasi dan kondisi.

4.      Apabila dianggap perlu, maka pelaksanaan komunikasi dapat menggunakan persuasi (memasukkan faktor sugesti sehingga apa yang diinginkan dapat merubah sikap, tingkah laku, dan perbuatan dari bawahan yang dapat mencapai sasaran).

I.         Hambatan-Hambatan Dalam Komunikasi

            Menurut Mohyi (2012:97) komunikasi tidak terlepas dari adanya hambatan-hambatan, dimana hambatan–hambatan tersebut sangat berpengaruh pada tercapai tidaknya tujuan dari komunikasi itu sendiri.

Menurut Mohyi (2012:97) hambatan–hambatan dalam mengadakan komunikasi tersebut antara lain:

1.         Hambatan kondisi psikologis.

Yaitu hambatan yang berupa kondisi psikologis, baik terjadi pada komunikator maupun komunikasi tidak mendukung kelancaran maupun pencapaian tujuan dalam berkomunikasi. Hambatan ini misalnya: kondisi sedang sedih, bingung, putus asa, stres.

2.         Hambatan kondisi fisik (biologis)

Yaitu hambatan yang berupa kondisi fisik yang tidak mendukung kelancaran dalam berkomunikasi, seperti tuli, buta, atau panca indra yang tidak sempurna terkait kepentingan komunikasi.

3.         Hambatan pengetahuan.

Yaitu hambatan yang berupa kurangnya pengetahuan terkait kepentingan aktivitas komunikasi maupun hambatan karena perbedaan tingkat pengetahuan antara komunikator dan komunikan, sehingga menyebabkan terjadinya kesalahan penafsiran.

4.         Hambatan bahasa.

Yaitu hambatan komunikasi karena adanya perbedaan bahasa antara komunikator dengan komunikan maupun perbedaan makna istilah bahasa yang digunakan, misalnya “atos” berarti keras (bahasa Jawa) dan sudah (bahasa Sunda), “arek” berarti anak – anak (bahasa Jawa) dan clurit (bahasa Madura).

5.         Kurang adanya motivasi.

Yaitu hambatan yang berupa kurangnya motivasi maupun empati antar pihak yang berkomunikasi.

6.         Banyaknya perantara/saluran yang terlalu panjang.

Yaitu hambatan yang diakibatkan terlalu banyak perantara/saluran yang menyebabkan terjadinya pengurangan atau penambahan pesan (informasi) yang pada akhirnya makna (maksud) pesan yang diterima komunikan tidak sesuai dengan makna pesan yang dikirim komunikator.

7.         Kurang adanya partisipasi.

Yaitu hambatan karena kurang adanya partisipasi antar pihak, terutama dari pihak komunikator dalam proses komunikasi untuk mencapai tujuannya.

            Sedangkan hambatan dalam komunikasi menurut Ducan dikutip oleh Adam I. Indarawijaya (1986) dalam Mohyi (2012:97), yaitu ada lima macam:

1.         Kurang memperhatikan pengalaman orang lain (experience by pass).

2.         Penggunaan istilah teknis yang tidak dapat dimengerti oleh orang yang menerima pesan (use of technical terms).

3.         Pemilihan media yang salah (media selection).

4.         Gangguan dari keadaan sekeliling (environmental distortion).

5.         Penggunaan kata–kata yang mempunyai arti ganda (abstract nature of words).

J.        Keuntungan Adanya Komunikasi Yang Baik

            Menurut Mohyi (2012:98) komunikasi yang baik sangatlah penting untuk mencapai sesuatu yang diinginkan dengan kata lain adanya komunikasi yang baik sangat menguntungkan terutama bagi seorang komunikator agar apa yang diinginkan dapat dilakukan oleh komunikan.

Keuntungan dengan adanya komunikasi yang baik menurut Mohyi (2012:98) yaitu:

a.         Kelancaran tugas dapat lebih terjamin.

b.         Pengeluaran (biaya) dapat ditekan (efisien)

c.         Dapat meningkatkan partisipasi karyawan.

d.         Memudahkan dalam mengadakan pengawasan.

K.      Komunikasi dan Posisi Diri Dalam Jendela Johari

            Mohyi (2012:98) menyebutkan bahwa untuk menganalisa posisi diri (pribadi) kita dalam hubungannya (komunikasi) dengan orang lain dapat dilakukan melalui suatu kerangka analisa “jendela johari” (Johari Window).

            Jendela Johari merupakan suatu kerangka atau model analisa untuk menganalisa dinamika interaksi antara seseorang dengan orang lain. Model analisa ini dikembangkan oleh Joseph Luft dan Harry Ingham, dimana dapat digunakan untuk menganalisa dimana posisi pribadi kita sebagai individu dalam hubungannya dengan orang lain. Dengan mengetahui posisi pribadi, diharapkan kita selalu instrospeksi diri dan berusaha memperbaiki kelemahan serta meningkatkan kelebihan dalam rangka menjalin komunikasi yang lebih harmonis dengan orang lain.

            Menurut Mohyi (2012:98) dalam model “Jendela Johari” dikenal ada empat macam kotak kaca:

1.         Kotak kaca terbuka.

Kotak kaca ini dikenal juga dengan istilah “Arena” (daerah terbuka), yang berhubungan dengan hal – hal yang kita ketahui tentang diri kita dan orang lain juga mengetahuinya. Dilihat dari tipe kepribadian, orang yang mengetahui (mengenal) tentang dirinya (misal: kelebihan dan kekurangan dirinya) dan orang lain mengetahui tentang diri orang tersebut, maka dapat dikatakan mempunyai tipe “Pribadi Terbuka” (open self).

2.         Kotak kaca yang ditirai.

Kotak kaca ini disebut juga dengan “blind spoot” (daerah buta), yang berhubungan dengan hal – hal yang tidak kita ketahui tentang diri kita, tetapi orang lain mengetahuinya. Orang yang tidak mengetahui (mengenal) dirinya, tetapi orang lain mengetahui  (mengenal) orang tersebut, dapat dikatakan mempunyai tipe “pribadi buta” (blind self).

3.         Kotak kaca yang bertopeng.

Kotak kaca ini disebut juga dengan “Facade” (daerah tersembunyi), yang berhubungan dengan hal – hal yang kita ketahui tentang diri kita dan orang lain tidak mengetahuinya. Orang yang mengetahui tentang dirinya dan orang lain tidak mengetahui (mengenal) tentang orang tersebut, dapat dikatakan “Pribadi Tersembunyi” (hidden self).

4.         Kotak kaca tertutup.

Kotak kaca ini disebut juga dengan “Unknown” (tidak diketahui), yang berhubungan dengan hal – hal yang tidak kita ketahui tentang diri kita dan orang lain tidak mengetahui juga. Orang yang tidak mengetahui tentang dirinya dan orang lain juga tidak mengetahuinya, dikatakan “pribadi tak dikenal” (undiscovered self).

            Model “Jendela Johari” tersebut diatas dapat dilihat pada gambar dibawah ini.

Pribadi terbuka                    Pribadi buta                                        Arena                          BLIND SPOT          Kaca terbuka                       kaca ditirai      Pribadi tersembunyi          Pribadi tak dikenal              FACADE                     UNKNOWN          Kaca bertopeng                 Kaca tertutup

                                                                                                         

Diketahui

Orang Lain

Tidak Diketahui Orang lain                                       

             Diketahui diri sendiri          Tidak diketahui diri sendiri

Gambar : Model Jendela Johari

            Untuk sekedar introspeksi diri, sekali -  kali kita dapat menganalisa posisi diri kita dengan cara mengidentifikasi kebiasaan (kepribadiaan), kelebihan dan kekurangan yang kita miliki baik bersifat fisik maupun non fisik. Kemudian meminta orang lain dua atau lebih untuk mengidentifikasi kebiasaan, kelebihan, dan kekurangan yang kita miliki baik yang bersifat fisik maupun non fisik. Selanjutnya kita cocokkan penilaian (identifikasi) yang kita lakukan atas diri kita dengan identifikasi yang dilakukan oleh orang lain atas diri kita.