AUDIT MANAJEMEN MELALUI PENGUKURAN KINERJA KEEFEKTIFAN PENDIDIKAN

AUDIT MANAJEMEN MELALUI PENGUKURAN KINERJA KEEFEKTIFAN PENDIDIKAN

MAKALAH

oleh

Agus Yanto                                         160131601701

Alma’idah Hayuning Sesanti              160131600424

Ega Cahya Gumintang                        160131600481

Faisah Tri Nur Asih                            160131601702

Nita Indah Syarul                                160131600401

Sri Wulandari                                      160131600416

 

UNIVERSITAS NEGERI MALANG

FAKULTAS ILMU PENDIDIKAN

ADMINISTRASI PENDIDIKAN

Februari 2019

KATA PENGANTAR

Assalamualaikum Wr.Wb.

Pertama, marilah kita panjatkan rasa puji syukur atas kehadirat Allah SWT, serta Nabi Muhammad SWT. Berkat rahmat dan hidayah-Nya, penulis mampu menyusun makalah yang berjudul “Audit Manajemen Melalui Pengukuran Kinerja Keefektifan Pendidikan“ dalam keadaan sehat walafiat. Demi mencapai tujuan yang telah ditetapkan secara efektif dan efisien, setiap satuan pendidikan berusaha mengelola substansi di dalamnya secara baik. Usaha tersebut dapat diwujudkan melalui penerapan empat fungsi vital manajemen pendidikan, yang terdiri atas: (1) perencanaan, (2) pengorganisasian, (3) pelaksanaan, serta (4) pengendalian.

Jika salah satu fungsi tidak bekerja, maka pengelolaan pendidikan tidak dapat berjalan dengan baik dan sukar dalam merealisasikan tujuannya. Oleh karena itu, audit manajemen pendidikan hadir sebagai solusi  sekolah dalam mendeteksi secara dini hambatan-hambatan yang terjadi pada fungsi-fungsi vital manajemen pendidikan. Laporan yang dihasilkan dari kegiatan audit tentu menjadi dasar bagi sekolah dalam mengambil langkah-langkah preventif dan represif secara cepat dan tepat. Namun, hingga saat ini masih banyak sekolah yang belum mengenal peranan “audit” secara mendalam, sehingga proses manajemen pendidikan belum mampu terselenggara dengan baik. Oleh karena itu, pada makalah nantinya akan dibahas mengenai hakikat dan tujuan audit manajemen pendidikan, serta penerapannya melalui pengukuran keefektifan pendidikan. Diharapkan, para pembaca mampu memperoleh wawasan baru terkait konsep dan penerapan audit manajemen pendidikan.

Sekian dari kami, maaf jika ada kesalahan kata baik disengaja maupun tidak disengaja. Selamat membaca, terimakasih.

Wassalamualaikum Wr.Wb.

Malang, 04 Februari 2019 Penulis

      

DAFTAR ISI

                                                                                                      Halaman

KATA PENGANTAR...................................................................................       i

DAFTAR ISI...................................................................................................       ii

BAB I        PENDAHULUAN.......................................................................        1

A.  Latar Belakang..........................................................................        1

B.  Rumusan Masalah.....................................................................        2

C.  Tujuan Pembahasan..................................................................        2

BAB II       PEMBAHASAN..........................................................................        3

A.    Hakikat Audit Manajemen Pendidikan...................................        3

B.     Tujuan Audit Manajemen Pendidikan....................................        4

C.     Efektivitas dalam Pendidikan.................................................        6

BAB III.... PENUTUP...................................................................................        8

A.    Simpulan..................................................................................        8

B.     Saran........................................................................................        8

DAFTAR RUJUKAN....................................................................................        9

BAB I

PENDAHULUAN

Pada bab ini akan dibahas mengenai: (a) latar belakang, (b) rumusan masalah, dan (c) tujuan pembahasan.

A.  Latar Belakang

Setiap satuan pendidikan di Indonesia bertugas dalam menyelenggarakan pendidikan yang berkualitas bagi peserta didik. Menurut Ihsan (2005: 1), pendidikan merupakan usaha manusia untuk menumbuhkan dan mengembangkan potensi-potensi pembawaan baik jasmani maupun rohani sesuai dengan nilai-nilai yang ada didalam masyarakat dan kebudayaan.Triwiyanto dan Nurabadi (2015: 10) menyebutkan bahwa  definisi pendidikan dapat dilacak melalui dua metode, yaitu dengan mempelajari teori dan tokoh-tokohnya atau dengan melacaknya berdasarkan urutan-urutan sejarah pendidikan. Sejarah pendidikan merupakan uraian yang sistematis dari segala sesuatu yang telah dipikirkan dan dikerjakan dalam lapangan pendidikan pada waktu yang telah lampau (Djumhur dan Danasuparta, 1976: 1).Dalam rangka menciptakan penyelenggaraan pendidikan yang berkualitas, sekolah menjalankan empat fungsi vital manajemen, yakni: (1) perencanaan, (2) pengorganisasian, (3) pelaksanaan, serta (4) pengendalian. Keempat fungsi tersebut harus senantiasa dipantau dan dipastikan, agar tidak ada hambatan yang mampu menghalangi usaha dalam mencapai tujuan.

Oleh karena itu, audit manajemen perlu diterapkan di setiap sekolah, agar prosedur dan metode yang digunakan sekolah dalam menyelenggarakan pendidikan senantiasa terpantau dan terevaluasi tingkat efektivitas dan efisiensinya (Jusup, 2001: 16). Namun, banyak sekolah yang hingga saat ini belum memahami hakikat dan pentingnya audit di bidang pendidikan. Akibatnya, banyak sekolah yang belum maksimal dala mencapai tujuan yang telah ditetapkan dan menyelenggarakan pendidikan yang berkualitas bagi peserta didik. Oleh karena itu, dalam makalah nantinya akan dibahas mengenai hakikat dan tujuan audit manajemen pendidikan serta cara mengukur kinerja efektivitas pendidikan.

B.  Rumusan Masalah

1.    Apa yang dimaksud dengan audit manajemen pendidikan?

2.    Apa tujuan dari audit manajemen pendidikan?

3.    Bagaimana cara mengukur kinerja efektivitas pendidikan?

C.  Tujuan Pembahasan

1.    Mendeskripsikan hakikat audit manajemen pendidikan.

2.    Memaparkan tujuan dari audit manajemen pendidikan.

3.    Menjelaskan hakikat dan cara pengukuran kinerja efektivitas pendidikan.

BAB II

PEMBAHASAN

Pada bab ini akan dibahas tentang: (a) hakikat audit manajemen pendidikan, (b) tujuan audit manajemen pendidikan, dan (c) efektivitas dalam pendidikan.

A.  Hakikat Audit Manajemen Pendidikan

Secara umum, audit manajemen merupakan wujud pelaksanaan fungsi pengawasan yang dilaksanakan untuk menjamin bahwa aktivitas-aktivitasdi suatu organisasi terselenggara berdasarkan berbagai prinsip efisiensi, efektivitas, produktivitas, koordinasi, fungsionalisasi, dan lain sebagainya (Siagian, 2013: 353). Menurut Mahmudi (2007: 58), setiap kinerja aktivitas harus diukur agar dapat diketahui tingkat efisiensi dan efektivitasnya. Di sisi lain, tingkat efisiensi dan efektivitas dibutuhkan dalam memberi penilaian pada aktivitas yang telah diselenggarakan.

Seluruh bidang kehidupan perlu melaksanakan audit agar pengelolaan di dalamnya berjalan dengan baik, termasuk bidang pendidikan. Audit manajemen dalam bidang pendidikan merupakan kegiatan penjaminan kinerja dan konsultasi manajemen yang bersifat independen dan obyektif (Triwiyanto, 2013: 126). Di sekolah, audit manajemen pendidikan merupakan salahsatu unit dari sistem pengendalian manajemen pendidikan. Terdapat enam substansi yang menjadi sasaran pengendalian manajemen pendidikan, yakni sebagai berikut.

1.      Pengendalian manajemen kurikulum, merupakan aktivitas pengelolaan seperangkat rencana dan pengaturan tentang kompetensi yang dibakukan serta cara pencapaiannya yang disesuaikan dengan kondisi dan kapabilitas sekolah.

2.      Pengendalian manajemen Sumber Daya Manusia (SDM) pendidikan atau sering disebut dengan manajemen pendidik dan tenaga kependidikan, menjadi tumpuan bagi proses pembelajaran yang berkualitas.

3.      Pengendalian manajemen peserta didik merupakan rangkaian kegiatan pengeloaan peserta didik dari awal masuk sampai lulusdari suatu program pendidikan. Wiyono dan Imron (2004: 3) menyatakan bahwa siswa memilikisebutan-sebutan lain seperti murid, subjek didik, anak didik, pembelajar, dan sebagainya.

4.      Pengendalian pembiayaan pendidikan menjadi salah satu hal yang menuntut keterbukaan dan akuntabilitas dari penyelenggaran pendidikan, dengan menjadikan fungsi-fungsi pembiayaan pendidikan sebagai fokus utama.

5.      Pengendalian manajemen sarana dan prasarana pendidikan merupakan kontrol terhadap barang atau benda bergerak yang dapat dipakai sebagai alat dalam pelaksanaan tugas dan fungsi pendidikan.

6.      Pengendalian manajemen partisipasi masyarakat atau sering juga disebut hubungan lembaga pendidikan dan masyarakat memperlihatkan upaya bersama antara sekolah dan masyarakat dalam membangun pendidikan.

Keenam substansi tersebut apabila dikendalikan secara baik dapat mempermudah sekolah dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Audit manajemen pendidikan yang demikian pada dasarnya menuntut kepala sekolah dalam menguasai kemampuan manajerial. Terdapat tiga aspek utama yang harus dikuasai oleh kepala sekolah melalui kemampuan manajerial, yakni: (1) ekonomi pendidikan, (2) efisiensi pendidikan, serta (3) efektivitas pendidikan (Triwiyanto, 2013: 129).

B.  Tujuan Audit Manajemen Pendidikan

Secara umun, audit menurut Boyton dan Kella bertujuan untuk memenuhi kebutuhan pengguna laporan keuangan, seperti investor, kreditor, calon kreditor dan lembaga pemerintah (Suseno (2013) dalam Futri dan Juliarsa, 2014: 446). Namun, berdasarkan pandangan Guy, Alderman, dan Winters (2003: 241) audit manajemen di bidang pendidikanmemiliki tujuan sebagai berikut.

1.    Menilai Kinerja

Penilaian kinerja dilakukan dengan cara membandingkan tujuan dengan kegiatan organisasi, misalnya seperti kebijakan, standar, dan sasaran organisasi yang telah ditetapkan manajemen dengan kriteria penilaian yang sesuai.

2.    Mengidentifikasi Peluang Perbaikan

Seorang auditor dapat mengidentifikasi peluang perbaikan guna peningkatan ekonomi, efisiensi, dan efektvitas di sebuah organisasi pendidikan.

3.    Mengembangkan Rekomendasi untuk Perbaikan Lebih Lanjut

Rekomendasi yang diberikan auditor dapat berkembang secara beragam selama audit operasional dilaksanakan.

Terdapat sejumlah tokoh lainnya yang mengungkapkan pandangan terkait tujuan audit manajemen pendidikan. Pertama, yakni Agoes (2004:175) yang manyatakan bahwa terdapat beberapa hal yang hendak dicapai melalui audit manajemen pendidikan, yakni: (1) menilai kinerja dari manajemen dan berbagai fungsi dalam lembaga pendidikan; (2) menilai apakah berbagai sumber daya (tenaga kependidikan, keuangan, peserta didik, kurikulum, sarana prasarana) yang dimiliki sekolah telah digunakan secara efisien dan ekonomis; (3) menilai efektivitas sekolah dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan; (4) memberikan rekomendasi kepada kepala sekolah untuk memperbaiki kelemahan-kelemahan yang terdapat dalam pengendalian intern, sistem pengendalian manajemen serta prosedur operasional sekolah dalam rangka meningkatkan efisiensi, keekonomisan, dan efektivitas dari kegiatan di sekolah. Selanjutnya, menurut Wijatno (2009: 273), audit manajemen pendidikan bertujuan memberikan penilaian terhadap kinerja sekolah dengan memperhatikan aspek ekonomis, efisiensi, dan efektivitas kegiatan operasional.

C.  Efektivitas dalam Pendidikan

Menurut Bayangkara (2008: 17-18), efektivitas pada dasarnya dipahami sebagai tingkat keberhasilan suatu organisasi untuk mencapai tujuannya. Demikian selaras dengan pendapat Yusup (2014:65) yang menyatakan bahwa efektivitas (hasil guna) merupakan ukuran dari output dan dapat dipahami sebagai tingkat keberhasilan suatu organisasi untuk mencapai tujuannya. Jadi, dapat disimpulkan bahwa efektivitas merupakan keberhasilan organisasi dalam mendayagunakan sumber daya yang dimiliki untuk mencapai tujuan operasional.

Di bidang pendidikan, efektivitas dapat didefiniskan melalui teori sistem dan dimensi waktu.Berdasarkan teori sistem, efektivitas harus mencerminkan keseluruhan siklus dalam pendidikan, baik input, proses, maupun output. Oleh karena itu, output tidak menjadi satu-satunya ukuran tingkat efektivitas pendidikan. Demikian juga dapat diukur melalui hubungan timbal balik antara manajemen pendidikan di sekolah dengan lingkungan sekitar. Kemudian, jika didasarkan pada dimensi waktu, maka efektivitas pendidikan dapat diamati dalam jangka pendek, menengah, dan panjang (Mulyasa, 2014: 82).

Kriteria efektivitas jangka pendek bertujuan untuk menunjukkan hasil kegiatan dalam kurun waktu satu tahun dengan kriteria kepuasan, efisiensi, dan produksi. Berbeda dengan efektivitas jangka menengah yang mengukur kemampuan sekolah untuk berkembang dan beradaptasi dengan lingkungan sekitar dalam jangka waktu lima tahun. Sementara kriteria efektivitas jangka panjang mengukur kemampuan sekolah untuk bertahan hidup dan menyusun rencana strategis bagi kegiatan di masa depan (Mulyasa, 2014: 82).Efektivitas pendidikan jika dikaitkan dengan produktivitas sekolah menurut Thomas (1979) dalam Mulyasa (2014: 83) terdiri atas tiga dimensi berikut.

1.    The Administrator Production Function

Fungsi ini meninjau produktivitas sekolah dari segi luaran administratif, yang meliputi seberapa besar dan baik layanan yang dapat diberikan dalam suatu proses pendidikan, baik oleh guru, kepala sekolah, maupun pihak lain yang berkepentingan.

2.    The Psychologist’s Production Function

Fungsi ini melihat produktivitas dari segi keluaran dan perubahan perilaku yang terjadi pada peserta didik, dengan mengasumsikan bahwa nilai-nilai yang diperoleh peserta didik merupakan gambaran prestasi akademik yang dicapai dalam periode belajar tertentu di sekolah.

3.    The Economic’s Production Function

Fungsi ini melihat produktivitas sekolah ditinjau dari segi keluaran ekonomis yang berkaitan dengan pembiayaan layanan pendidikan di sekolah. Hal ini meliputi harga layanan yang diberikan dan perolehan yang ditimbulkan oleh layanan tersebut.

Sebelum mengukur tingkat efektivitas penyelenggaraan pendidikan di sekolah, auditor lebih baik menyusun terlebih dahulu skala pencapaian kinerja efektivitas pendidikan. Skala tersebut dapat berupa kedudukan dan prestasi (peringkat) dari hasil analisis yang kemudian dimaknai dengan skor. Menurut Triwiyanto (2015: 60), terdapat lima langkah yang dapat ditempuh oleh auditor dalam mengukur tingkat keefektifan pendidikan, yakni sebagai berikut.

1.    Memasukan nilai atau besarnya target kinerja.

2.    Memasukan nilai atau besarnya output realisasi.

3.    Menghitung pencapaian kerja efektifitas dengan membagi output realisasi dengan target kinerja, kemudian dikalikan dengan 100.

4.    Memberi makna kualitatif.

5.    Memberikan skor ekonomi.

BAB III

PENUTUP

Pada bab ini akan dibahas mengenai: (a) simpulan dan (b) saran.

A.  Simpulan

Dari beberapa bahasan mengenai audit manajemen melalui pengukuran keefektifan kinerja pendidikan di atas, dapat disimpulkan bahwa secara umum audit manajemen merupakan wujud pelaksanaan fungsi pengawasan yang dilaksanakan untuk menjamin bahwa aktivitas-aktivitas di suatu organisasi terselenggara berdasarkan prinsip efisiensi, efektivitas, produktivitas, koordinasi, fungsionalisasi, dan lain sebagainya. Demikian berbeda dengan audit manajemen dalam bidang pendidikan yang berfungsi sebagai sistem pengendalian manajemen pendidikan yang bertujuan untuk menilai kinerja, mengidentifikasi peluang perbaikan, serta mengembangkan rekomendasi untuk perbaikan lebih lanjut. Jika audit manajemen dilaksanakan melalui pengukuran efektivitas pendidikan, maka sebelum menuju ke lapangan auditor lebih baik menyusun terlebih dahulu skala pencapaian kinerja efektivitas pendidikan. Skala tersebut dapat berupa kedudukan dan prestasi (peringkat) dari hasil analisis yang kemudian dimaknai dengan skor.

B.  Saran

Dengan adanya makalah ini, diharapkan pembaca terutama yang turut berperan di ranah pendidikan, memperoleh wawasan baru terkait sistem audit manajemen pendidikan, terutama melalui pengukuran kinerja efektivitas pendidikan. Tidak hanya itu, seiring dengan peningkatan pemahaman pendidik dan tenaga kependidikan atas hakikat serta penerapan audit manajemen pendidikan, diharapkan pemerintah turut mendukung dengan memfasilitasi terselenggaranya proses audit. Demikian tentu membantu sekolah dalam menyelenggarakan proses manajemen pendidikan secara efektif dan efisien tana terhalang oleh hambatan-hambatan yang ada.

DAFTAR RUJUKAN

Agoes, S. 2004. Auditing: Pemeriksaan Akuntan oleh Kantor Akuntan Publik (Edisi Ketiga). Jakarta: Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia.

Bayangkara, I. B. K. 2008. Audit Manajemen Prosedur dan Implementasi. Jakarta Selatan: Salemba Empat

Djumhur dan Danasuparta. 1976. Sejarah Pendidikan. Bandung: CV Ilmu.

Futri, P. S., dan Juliarsa, G. 2014. Pengaruh Independensi, Profesionalisme, Tingkat Pendidikan, Etika Profesi, Pengalaman, dan Kepuasan Kerja Auditor pada Kualitas Audit Kantor Akuntan Publik di Bali. E-Jurnal Akuntansi Universitas Udayana. 7(2): 444-461. (Online), (https://ojs.unud.ac.id), diakses 1 Februari 2019.

Guy, D. M., Alderman,C. W., dan Winters, A. J. 2003. Auditing (Jilid Kedua). Jakarta: Erlangga.

Ihsan, F. 2005. Dasar-Dasar Kependidikan. Jakarta: Rineka Cipta.

Jusup, H. 2001. Auditing I. Yogyakarta: STIE YKPN.

Mahmudi. 2007. Manajemen Kinerja Sektor Publik. Yogyakarta: UPP STIM YKPN.

Siagian, P. S. 2004. Audit Manajemen. Jakarta: Bumi Aksara.

Triwiyanto, T. 2013. Pemetaan Mutu Manajemen Berbasis Sekolah Melalui Audit Manajemen Pendidikan. Manajemen Pendidikan. 24(2): 125-134. (Online),  (http://ap.fip.um.ac.id), diakses 1 Februari 2019.

Triwiyanto, T., dan Nurabadi, A. 2015. Audit Manajemen Bidang Pendidikan. Malang: Universitas Negeri Malang.

Wijatno, S. 2009. Pengelolaan Perguruan Tinggi  Secara Efisien, Efektif, dan Ekonomis untuk Meningkatkan Mutu Penyelenggaraan Pendidikan dan Mutu Lulusan. Jakarta: Salemba Empat.

Yusup, M. 2014. Audit Manajemen. Majalah Bisnis dan IPTEK. 7(2): 58-69. (Online), (http://jurnal.stiepas.ac.id), diakses 29 Januari 2019.

COMPLETING THE PROJECT (MENYELESAIKAN PROYEK)

COMPLETING THE PROJECT

(MENYELESAIKAN PROYEK)

PAPER

Disusun oleh :

Agus Yanto                             (160131601701)

Friska Fridiana Putri               (160131600483)

Nita Indah Syarul                    (160131600401)

Riski  Karina                           (160131600499)

Sri Wulandari                          (160131600416)

UNIVERSITAS NEGERI MALANG

FAKULTAS ILMU PENDIDIKAN

ADMINISTRASI PENDIDIKAN

Februari 2019

BAB INI MELIPUTI:

·         Bagaimana menyelesaikan proyek yang memastikan hasil yang disampaikan lengkap, benar, dan dapat digunakan oleh pelanggan. Kegiatan yang dijelaskan dalam bab ini dilakukan pada akhir proyek. Namun, tugas-tugas yang dijelaskan membutuhkan waktu dan menghabiskan waktu dan karena itu mereka perlu dimasukkan dalam Rencana Proyek. Tugas-tugas dalam bab ini seringkali penting untuk sebuah proyek yang sukses, dan karena itu mereka perlu dibangun ke dalam rencana dan anggaran proyek.

POINT UTAMANYA ADALAH:

·         Proyek yang sukses berakhir dengan cara yang terkontrol, dengan manajer proyek memastikan semua jalan keluar yang jelas. Ini sering membutuhkan pengujian kiriman, dan memastikan pelanggan memahami cara menggunakannya.

CONTOH:

Misalkan Anda telah menjalankan proyek untuk menulis sepotong kecil perangkat lunak komputer untuk bisnis. Tim proyek yang terdiri dari lima orang telah mengerjakan ini selama enam minggu dan baru saja menyelesaikan penulisan perangkat lunak. Apakah proyek Anda selesai?

Masih ada beberapa hal yang harus dilakukan. Pertama, hanya karena Anda telah menulis perangkat lunak, itu tidak berarti itu berfungsi dengan baik, perangkat lunak harus diuji. Setelah diuji, Anda mungkin memiliki keyakinan yang lebih besar bahwa itu berfungsi, tetapi apakah pelanggan Anda dapat menggunakannya? Biasanya Anda harus meluangkan waktu untuk menginstallnya ke komputer pelanggan Anda dan menunjukkan kepada mereka cara menggunakannya dan mungkin menjalankan beberapa pelatihan terstruktur dengan kata lain, perangkat lunak harus diimplementasikan. Setelah mengimplementasikan perangkat lunak, beberapa hari kemudian mereka mungkin memiliki beberapa pertanyaan tambahan atau mereka mungkin mengidentifikasi pelaksanaan yang tidak diambil oleh pengujian Anda. Jadi biasanya merupakan praktik yang baik untuk memberikan beberapa dukungan kepada pelanggan Anda untuk jangka waktu terbatas setelah kiriman telah diserahkan, untuk menjawab pertanyaan mereka dan memperbaiki kesalahan yang mereka temukan.

Sekarang Anda dapat mulai menutup proyek Anda. Tim proyek dapat 'dirilis', yaitu membiarkannya bekerja pada proyek lain untuk mengembangkan beberapa perangkat lunak lain. Tapi Anda mungkin tidak ingin semuanya pergi sekaligus. Mereka harus dilepaskan pada waktu yang berbeda, ketika bagian-bagian yang relevan dari proyek selesai. Juga, setiap uang yang belum Anda belanjakan dari Anggaran Proyek Anda perlu dikembalikan kepada pelanggan Anda.

Jika Anda tidak akan menjalankan proyek lagi, mungkin Anda bisa berhenti sekarang. Namun, jika Anda pikir Anda dapat menjalankan proyek di masa depan, perlu meninjau proyek pengembangan perangkat lunak ini secara keseluruhan apa yang Anda lakukan dengan sangat baik, dan apa yang bisa dilakukan dengan lebih baik? Jika Anda tahu apa yang harus dilakukan dengan lebih baik dan apa yang dilakukan dengan baik, ketika Anda mulai mengembangkan perangkat lunak berikutnya, Anda harus melakukannya dengan lebih berhasil.

Jika proyek itu sukses dan pelanggan Anda senang dengan perangkat lunak yang Anda kembangkan, mungkin ada baiknya mengadakan perayaan kecil. Anda pantas mendapatkannya, setelah semua Anda menyelesaikan proyek!

BAB I

PENGANTAR UNTUK MENYELESAIKAN PROYEK

Rata-rata manajer proyek yang selalu diminati oleh pelanggan yaitu cara manajer dalam mengakhiri suatu proyek. Keberhasilan dalam menjalankan sebuah proyek bukan hanya tentang menghasilkan kiriman, tetapi tentang menghasilkan kiriman dan juga memberikannya kepada pelanggan dengan cara sebaik mungkin dan memastikan sebuah proyek tersbeut dapat digunakan untuk memenuhi kebutuhan mereka.

Cara yang perlu diketahui untuk menyelesaikan batas waktu proyek bergantung pada sifat proyek dan hasil yang diberikan. Banyak faktor yang perlu dipertimbangkan ketika mengakhiri suatu proyek sebagai berikut.

1.      Uji kiriman. Hal ini dilakukan dengan menguji hasil seperti perangkat komputer, sistem telepon baru, mesin baru dan sebagainya untuk memastikan apakah benda tersebut berfungsi dengan baik.

2.      Bantu pelanggan untuk menggunakan kiriman. Beberapa hasil perlu dijelaskan kepada orang-orang atau menerapkan dalam cara menggunakan hasil dari proyek tersebut.  jika dalam suatu proyek yang dikerjakan memiliki sistem komputer baru, pelanggan perlu dilatih hingga mengetahui sistem yang ada di dalamnya. Tata letak kantor baru mungkin perlu dijelaskan kepada staf yang pidahan di proyek yang telah dikerjakan tersebut. cara-cara kerja baru, seperti proses dan prosedur yang direvisi, mungkin mengharuskan kita bukan hanya melatih orang tersbeut tentang cara menggunakannya, namun juga untuk meyakinkan mereka bahwa proses-proses baru itu merupakan peningkatan. Jika proyek yang telah dibuat menghasilkan bisnis baru atau seperangkat aturan baru, kita perlu mendidik staf tentang kebijakan baru tersebut, selain itu mungkin bisa perlu menjelaskan implikasi peraturan atau kebijakan tersebut dan bagaimana dampaknya terhadap semua aspek pekerjaan mereka. Mesin baru di pabrik akan mengharuskan operator dilatih. Apapun hasilnya kita harus mempertimbangkan bantuan apa yang mungkin diperlukan pengguna akhir dan pelanggan untuk mendapatkan manfaat penuh darinya.

3.      Mendukung pelanggan agar mereka terbiasa dengan kiriman tersebut, dan waktu yang singkat sampai mereka mengetahui apakah kiriman berfungsi dengan baik.

Beberapa hasil kerja memerlukan dukungan bahkan jika pelanggan telah dilatih cara menggunakannya.

Panduan langkah demi langkah dalam menyelesaikan proyek:

Uji hasil kerja

 Sebagai seorang manajer dari sebuah proyek sudah menjadi tanggungjawabnya untuk mengelola serta menghasilkan hasil kerja yang tepat dan memenuhi persyaratan yang telah disepakati. Dalam hal ini, sebagai seorang yang mengelola sebuah proyek perlu melakukan pengujian atas kiriman dengan memperhatikan dari jenis pengiriman tersebut. misalnya mengujian pada mobil baru berbeda dengan cara menguji perangkat lunak komputer atau bahkan dari cara menguji bangunan baru yang baru saja dibuat. Dengan demikian, setiap hasil kerja harus diuji sebelum kita benar-benar yakin bahwa kiriman tersebut memenuhi harapan kita.

Langkah 5.1 Menguji Kiriman

Terdapat beberapa perytanyaan umum yang perlu ditanyakan dalam menguji serangkaian kiriman yaitu.

1.      Apakah rangkaian pengiriman sudah lengkap?

2.      Apakah masing-masing berhasil/

3.      Apakah setiap hasil kerja berfungsi baik dan fitur yang ada di dalamnya seperti yang diharapkan?

4.      Apakah kiriman telah dibuat/dibangun sudah berada pada tingkat kualitas?

5.      Apakah ada kriteria atau proses penerimaan spesifik yang telah ditetapkan pelanggan dan apakah barang yang dikirim memenuhi kriteria?

6.      Ada 100 meja, kursi, PC, dan telepon terpasang

7.      Setiap kombinasi meja, PC dan telepon diatur sedemikian rupa dengan ruang yang cukup serta staf dapat menggunakannya dengan nyaman dan efektif.

8.      Meja makan memiliki pencahayaan dan powerpoint yang memadai

9.      Setiap PC dapat dihidupkan dengan baik dan menawarkan rentang perangkat lunak komputer yang benar

10.  Setiap telepon memiliki nada panggil saat diangkat dan dapat dipanggil pada nomor yang diharapkan.

Langkah 5.2 Implementasi Kiriman

Ada banyak cara untuk mengimplementasikan kiriman, dan itu tergantung pada jenis kiriman. Biasanya pertanyaan yang perlu Anda tanyakan untuk mengimplementasikan kiriman adalah:

•         Apakah kebiasaan Anda siap untuk kiriman? Misalnya, jika Anda akan memasang seperangkat perabot baru di kantor, apakah kantor itu penuh dengan orang yang sibuk melakukan pekerjaan normal mereka yang tidak dapat diganggu saat ini?

•         Apakah kiriman itu benar-benar baru atau apakah mereka menggantikan sesuatu yang sudah dimiliki pelanggan? Jika yang itu barang pengganti, bagaimana keadaannya. Untuk membantu mereka melakukan transisi dari apa yang mereka miliki saat ini ke apa yang telah di kembangkan? Pertimbangkan situasi di mana pengiriman dari proyek adalah cara penjualan baru untuk tenaga penjualan perusahaan yang menggambarkan cara baru untuk menjual produk baru yang telah dkembangkan. Bagaimana Anda akan memastikan bahwa tenaga penjualan mendapatkan cara baru, memahaminya, dan mengikutinya alih-alih manual penjualan yang ada?

•         Apakah hasil perlu diintegrasikan atau dibuat untuk bekerja dengan hal lain? Siapa yang bertanggung jawab untuk melakukan ini dan bagaimana hal itu dilakukan? Bayangkan situasi saat Anda mengirimkan mesin baru ke pabrik. Jika mesin ini bekerja sendiri, maka Anda hanya perlu menemukan ruang dan catu daya untuknya. Tetapi bagaimana jika mesin telah bekerja dengan mesin lain yang sudah ada: siapa yang akan menyatukan kedua mesin dan memeriksa apakah mereka bekerja dengan baik bersama?

•         Apakah hasil kiriman perlu tindakan khusus untuk diterapkan? Apa ini dan siapa yang akan melakukan thcm? Beberapa dcliverables hanya bisa. diimplementasikan dengan cara khusus. Jika kiriman Anda adalah barang baru. perangkat lunak komputer, bagaimana cara menginstalnya ke komputer semua orang? Siapa yang akan melakukan ini?

•         Apakah pelanggan Anda perlu dilatih? jika demikian, bagaimana pelatihan ini akan disediakan? Pertimbangkan sebuah proyek di mana Anda memberikan satu set instruksi kerja baru untuk staf di call center. Proyek telah mengembangkan instruksi, tetapi sekarang staf, yang harus mengikuti instruksi ini, harus memiliki instruksi yang dijelaskan kepada mereka, dan seseorang harus memastikan staf memahami instruksi sepenuhnya.

Langkah 5.3. Memberikan dukungan kepada pelanggan

Pelanggan mungkin masih belum memahami setiap fitur mereka. Pelanggan juga dapat menemukan masalah yang hanya muncul ketika pengiriman digunakan sehari-hari. Ini berarti anda mungkin perlu memberikan dukungan kepada pelanggan untuk waktu yang singkat setelah menyelesaikan proyek. Pertanyaan untuk diri sendiri:

·         Apakah pelanggan cenderung memiliki masalah dengan kiriman Anda setelah Anda menyerahkannya?

·         Bagaimana Anda mengatasi masalah ini?  

·         Bagaimana Anda tahu kapan periode dukungan ini selesai?

Mendukung pelanggan setelah menyelesaikan proyek adalah praktik yang baik, tetapi dapat mengambil risiko situasi di mana proyek tidak pernah berakhir. Untuk menghindari jebakan dari tidak terselesainya suatu proyek, sebaiknya diadakanya persetujuan diantara dua belah pihak kapan terselesaikannya suatu proyek tersebut, dan waktunya harus dimasukkan ke dalam Rencana Proyek.

Dalam memberikan dukungan Anda mungkin ingin memastikan:

·         Setiap anggota staf tahu yang mana mejanya.

·         Ada bantuan untuk menyusun kursi, meja dengan cara mereka sendiri.

·         Semua orang tahu nomor telepon dan kata sandi PC baru mereka namun ada seseorang yang bisa mereka tanya.

·         Semua orang tahu cara menggunakan PC dan telepon baru dan jika mereka memiliki masalah, ada seseorang yang dapat mereka tanyai dan membantu mereka mengatasi masalahnya.

Langkah 5.4. Lepaskan sumber daya manusia

1.      Anda yakin bahwa mereka telah menyelesaikan semua tugas yang diperlukan, tidak hanya mereka telah bekerja sampai tanggal tertentu yang ditentukan sesuai rencana. Bukan hanya tanggal yang harus dilewati, tetapi bahwa semua pekerjaan yang seharusnya mereka lakukan telah selesai.

2.      Anda memiliki kepercayaan diri bahwa Anda tidak akan membutuhkan mereka untuk membantu Anda menguji dan mengimplementasikan kiriman, atau memberikan dukungan lebih lanjut kepada pelanggan.  

Sumber daya lain yang mungkin tersisa adalah uang. Tidak menghabiskan lebih dari anggaran awal Anda (termasuk kemungkinan). Dengan asumsi masih ada sedikit uang yang tersisa, Anda harus mengembalikannya kepada pelanggan Anda, atau setidaknya memberi tahu akuntan perusahaan bahwa semua itu berjalan untuk dibelanjakan telah dihabiskan.

Kunci Keberhasilan

Manajemen proyek adalah tugas langsung. untuk dapat mengelola proyek dengan baik. Seseorang memiliki pandangan status terkini. Anda perlu mengetahui secara akurat bagaimana proyek ini berkembang, masalah apa yang telah terjadi hari ini dan apakah mereka dapat dengan mudah diselesaikan atau tidak. Anda harus menjaga perasaan tentang apa yang dilakukan tim: apakah mereka menikmati pekerjaan dan merasa mudah, atau apakah mereka berjuang dan membutuhkan motivasi?

Satu-satunya cara Anda dapat mencapai ini adalah untuk tetap terlibat erat dalam pekerjaan. Beberapa manajer proyek mengambil pendekatan yang sangat mudah dan menghabiskan waktu mereka di kantor untuk meneliti Rencana Proyek atau memikirkan apa yang perlu terjadi selanjutnya. Ya, Anda perlu memastikan Anda memiliki rencana yang baik, dan ya, Anda perlu waktu untuk berpikir - tetapi pada akhirnya manajemen proyek yang sukses adalah tentang tindakan. Setiap tindakan paling efektif ketika diambil untuk melakukan ini pada proyek Anda harus terlibat dalam proyek dan menyadari apa yang sedang terjadi.

Langkah 5.5 Tinjau untuk waktu berikutnya

Apakah ini satu-satunya proyek yang akan Anda jalankan? Apakah ini satu-satunya proyek yang akan dijalankan dalam bisnis Anda? Biasanya jawaban untuk kedua pertanyaan ini adalah tidak. Jika demikian, ada baiknya meninjau proyek segera setelah selesai untuk memastikan Anda telah belajar pelajaran berharga. Jangan meninggalkan periode yang lama sebelum melakukan tinjauan ini karena Anda membutuhkan ingatan proyek agar segar dalam ingatan Anda.

Pertanyaan utama yang harus dijawab dalam melakukan tinjauan adalah:

·         Apa yang akan terus Anda lakukan? Apa yang berjalan dengan baik dan apa yang akan Anda lakukan lagi pada proyek Anda berikutnya?

·         Apa yang akan Anda berhenti lakukan? Apa yang berjalan buruk dan Anda akan melakukan yang berbeda pada proyek Anda berikutnya?

·         Apa yang akan Anda mulai lakukan? Apa yang tidak Anda lakukan pada proyek ini yang menurut Anda akan baik untuk dilakukan?

·         Adakah hal lain yang telah Anda pelajari yang layak diingat untuk waktu berikutnya?

Tinjauan ini harus melibatkan tim proyek - dan jika Anda bisa, pelanggan proyek juga.

Langkah 5.6 Perayaan!

Menyelesaikan proyek dengan sukses harus menjadi sesuatu yang Anda banggakan. Jika Anda telah mengikuti langkah-langkah dalam buku ini, Anda sekarang akan memahami bahwa prinsip-prinsip manajemen proyek benar-benar tidak rumit dan dalam beberapa hal hanya akal sehat yang diterapkan secara terstruktur. Namun mengelola proyek dengan baik adalah sesuatu yang banyak orang perjuangkan dan sering gagal. Jika Anda telah menyelesaikan proyek Anda dengan sukses, Anda dan tim proyek layak mendapat perayaan.

Kiat kunci

·         Pertimbangkan apakah hasil dari proyek Anda perlu diuji dan diimplementasikan, dan jika mereka melakukan bagaimana Anda akan melakukan ini.

·         Bersiaplah, jika perlu, untuk memberikan beberapa dukungan kepada pelanggan Anda untuk waktu yang singkat setelah kiriman telah dilaksanakan.

·         Kontrol pelepasan orang dari proyek.

·         Jangan lupa untuk merayakan kesuksesan Anda!

·         Bangun Rencana Proyek dan Anggaran Proyek Anda untuk memasukkan tugas-tugas yang diperlukan dalam bab ini.

·         Jika Anda terlambat, atau kekurangan anggaran, hindari godaan untuk melewati tugas-tugas ini.

HARUS DILAKUKAN SEKARANG

·    Tinjau Rencana Proyek Anda. Tanyakan kepada diri sendiri, apakah ada hal lain yang perlu Anda lakukan untuk memastikan pelanggan Anda benar-benar akan mendapat manfaat dari hasil proyek?

·    Pastikan Anda telah membangun semua tugas ini ke dalam Rencana Proyek dan Anggaran Proyek, dan Anda memiliki orang-orang di tim proyek yang dialokasikan untuk tugas-tugas ini.

KESIMPULAN

Ada banyak lagi tentang menjadi manajer proyek yang hebat, yang dapat memberikan proyek terbesar dan paling kompleks. Namun dalam sebagian besar situasi, apa yang ada dalam buku ini, jika diterapkan dengan baik, akan sangat meningkatkan peluang Anda untuk sukses. Referensi bahan di sini sesering yang Anda butuhkan.

Semakin banyak Anda berlatih, semakin baik keterampilan Anda sebagai manajer proyek. Dan pada akhirnya, manajemen proyek lebih praktis daripada subjek teoritis. Tinjau apa yang terjadi setelah setiap proyek dan belajar dari keberhasilan dan kesalahan Anda. Ketika Anda memiliki kesempatan, amati orang lain dan pelajari juga dari mereka.

BAB II

MEMBAWA PROYEK KE HASIL YANG SUKSES

Tujuan manajemen proyek untuk memperoleh penerimaan klien terhadap hasil proyek. Ini berarti bahwa klien setuju bahwa spesifikasi kualitas dari parameter proyek telah dipenuhi. Agar ini dapat berjalan dengan lancar, klien dan manajer proyek harus memiliki kantin kinerja yang terdokumentasi dengan baik dari awal proyek. Ini bukan untuk mengatakan bahwa tidak ada yang bisa berubah, tetapi ketika perubahan dilakukan, kontrak harus diubah untuk mendaftar perubahan spesifikasi bersama dengan perubahan yang dihasilkan dalam jadwal dan anggaran.

Kriteria objektif dan terukur selalu yang terbaik, sedangkan kriteria subyektif berisiko dan tunduk pada interpretasi. Seharusnya tidak ada ruang untuk keraguan atau ambiguitas, meskipun ini seringkali sulit untuk dicapai. Penting juga untuk jelas tentang apa yang diharapkan akan dicapai oleh hasil proyek. Misalnya, ketiga hasil ini dapat menghasilkan hasil yang sama sekali berbeda; produk proyek melakukan fungsi yang ditentukan; itu dibangun sesuai dengan desain yang disetujui; atau itu memecahkan masalah klien.

Proyek mungkin atau tidak mungkin selesai ketika hasilnya dikirim ke klien. Seringkali ada persyaratan dokumentasi seperti manual operasi, gambar lengkap, dan laporan akhir yang biasanya setelah pengiriman mungkin ada orang yang akan dilatih untuk mengoperasikan fasilitas atau produk baru, dan audit akhir adalah umum. Akhirnya, anggota tim proyek perlu ditugaskan kembali, kelebihan peralatan, bahan, dan persediaan yang dibuang serta fasilitas dibebaskan.

Langkah terakhir dari setiap proyek harus menjadi tinjauan evaluasi. Ini adalah melihat kembali proyek untuk melihat apa yang telah dipelajari yang akan berkontribusi pada keberhasilan proyek di masa depan. Tinjauan ini paling baik dilakukan oleh tim proyek inti dan biasanya dalam diskusi kelompok.

Daftar periksa penggabungan

1.    Proyek uji keluaran proyek untuk melihat apakah itu berfungsi.

2.    Manual operasi

3.    Gambar akhir yang lengkap

4.      Memberikan hasil proyek ke klien

5.      penulisanLatih personil klien untuk mengoperasikan hasil

6.      proyek Personel proyek Ressign

7.      Buang kelebihan peralatan, bahan, dan persediaan

8.      Fasilitas rilis

9.      Rangkumlah masalah-masalah utama yang dihadapi dan solusinya.

10.  Kemajuan teknologi yang didokumentasikan membuat

11.  rekomendasi Summarize untuk penelitian dan pengembangan di masa depan .

12.  Ringkas pelajaran yang didapat dalam berurusan dengan antarmuka.

13.  Tulis laporan evaluasi kinerja pada semua staf proyek.

14.  Berikan umpan balik tentang kinerja kepada semua staf proyek

15.  Lengkapi audit akhir.

16.  Tulis laporan akhir.

17.  Melakukan tinjauan proyek dengan manajemen atas.

18.  Deklarasikan proyek selesai.

Bentuk evaluasi proyek

1.    Seberapa dekat dengan jadwal penyelesaian proyek sebenarnya selesai?

2.    Apa yang kami pelajari tentang penjadwalan yang akan membantu kami dalam proyek berikutnya.?

3.    Seberapa dekat dengan anggaran adalah biaya proyek akhir?

4.    Apa yang kita pelajari tentang penganggaran yang akan membantu kami dalam proyek selanjutnya?

5.    Setelah selesai, lakukan proyek output memenuhi spesifikasi klien tanpa pekerjaan tambahan?

6.    Jika pekerjaan tambahan diperlukan, tolong jelaskan.?

7.    Apa yang kita pelajari tentang menulis spesifikasi yang akan membantu kita dalam proyek selanjutnya?

8.    Apa yang kita pelajari tentang staf yang membantu kami dalam proyek selanjutnya?

9.    Apa yang kami pelajari tentang memantau kinerja yang akan membantu kami dalam proyek berikutnya?

10.     Apa yang kami pelajari tentang mengambil tindakan korektif yang akan membantu kami dalam proyek teks kami?

11.     Kemajuan teknologi apa yang dibuat pada proyek ini?

12.     Alat dan teknik apa yang dikembangkan yang akan berguna pada proyek kami selanjutnya?

13.     Peristiwa apa yang kita miliki untuk penelitian dan pengembangan di masa depan?

14.     Pelajaran apa yang kita dapat dari hubungan kita dengan organisasi jasa dan vendor luar?

15.     Jika kita memiliki kesempatan untuk menyelesaikan proyek, apa yang akan kita lakukan secara berbeda?

TINJAUAN KEMAJUAN

Periksa Benar atau Salah dalam menanggapi setiap pernyataan berikut:

No		Benar	Salah
1	Pekerjaan manajer proyek berakhir dengan penyerahan hasil proyek kepada klien.
2	Kriteria kinerja harus disetujui oleh klien sebelum proyek berjalan.
3	Kriteria kinerja yang obyektif dan mudah diukur, dikembangkan.
4	Manual operasi penulisan dan pelatihan personil klien dalam operasi output proyek adalah bagian dari tahap penyelesaian
5	Biasanya tidak ada kelebihan peralatan, bahan, atau persediaan untuk dikhawatirkan pada akhir proyekPenugasan
6	kembali personil tim proyek adalah salah satu langkah terakhir dalam menutup proyek
7	Biasanya, penyelesaian oudit akhir dan penulisan sebuah laporan akhir menyimpulkan tanggung jawab manajer proyek
8	Setelah proyek selesai, sedikit yang bisa diperoleh dari menghabiskan waktu mengevaluasi pengalaman
9	Proyek sering kali membuat teknologi yang layak dibagikan dengan aprt lain dari organisasi
10	Jika tidak dicatat, pelajaran bisa dipetik selama suatu proyek biasanya hilang dan harus dipelajari kembali oleh manajer proyek masa depan

DAFTAR RUJUKAN

Haynes, M.E. 1996. Project Management. California: Crisp Publications, Inc.

Richard, N. 2006. Project Management Step By Step. New York: Pearson